Menggunakan Analisa SWOT untuk menyusun PKA di GPIB Marga Mulya Yogyakarta

Disadur dari tulisan Robert Tampubolon pada 30 November 2018 tentang menggunakan analisa SWOT dalam menyusun PKA di GPIB, sekiranya masih relevan, dimana dari pantauan penulis tentang penyusunan PKA tahun pelayanan 2025 di GPIB Jemaat Marga Mulya Yogyakarta masih menggunakan cara copy paste dari PKA tahun sebelumnya tanpa memikirkan apa yang harus dilakukan di masa depan.

Oleh karena itu, penulis mencoba mengangkat kembali tulisan Robert Tampubolon tentang penggunaan Analisa SWOT dalam menyusun PKA, semoga dapat dipahami dan ditindak lanjuti, agar penyusunan PKA tidak hanya copy paste dari PKA sebelumnya tetapi sungguh-sungguh membantu gereja untuk melihat kebelakang dan membuat penilaian yang jujur tentang situasi mereka saat ini.

Menggunakan Analisa SWOT untuk menyusun PKA di GPIB

Untuk menyusuan program kerja dan anggaran (PKA) di GPIB, selain dari evaluasi yang dilakukan oleh Presbiter pada Sidang Majelis Jemaat (SMJ) per triwulannya, diperlukan keterlibatan jemaat melalui Pertemuan Warga Sidi Jemaat (PWSJ). PWSJ ini biasa dilakukan pada awal tahun, mendahului lokakarya penyusunan PKA oleh Presbiter dan unit-unit missioner.

PWSJ dilaksanakan untuk mendapat masukan bagi penyusunan PKA tahun pelayanan berikutnya di GPIB (dari April tahun berjalan s/d Maret tahun berikut).

Pada prakteknya, sekalipun kepada jemaat yang hadir dalam PWSJ lebih dahulu diberikan arahan visi dan misi GPIB berikut tema pelayanan untuk tahun pelayanan yang baru, berikut fokus bidang pelayanan dalam tahun pelayanan tersebut, tetap saja kebanyakan masukan yang ada lebih bersifat teknis ketimbang strategis.

Oleh karena itu diperlukan alat bantu untuk mengarahkan jemaat dalam menyusun PKA yang sifatnya strategis, berdasarkan misi untuk mencapai visi GPIB secara keseluruhan. Salah satu alat bantu yang ditawarkan dalam tulisan ini adalah analisis SWOT, sebagai salah satu alat perencanaan yang paling sederhana dan terbukti efektif.

Analisis SWOT ini biasa dipergunakan oleh bisnis untuk menyusun rencana kerja dan strategi bisnis mereka. Karena kesederhanaannya, alat ini juga efektif untuk digunakan organisasi lain, seperti halnya gereja. Alat bantu ini dapat menjadi alat yang berharga bersama-sama dengan alat analisis lainnya, yang perlu didekati dengan doa dan pemikiran dari jemaat. Bagi gereja-gereja, analisis SWOT adalah “Efficient Strategic Planning for Ministry Effectiveness.”

Analisis SWOT (Strength = Kekuatan, Weakness = Kelemahan, Opportunity = Kesempatan dan Threat = Kendala) akan membantu gereja untuk melihat kebelakang dan membuat penilaian yang jujur tentang situasi mereka saat ini. Analisis ini perlu berfokus pada elemen-elemen kehidupan gereja yang paling signifikan pada titik waktu tertentu, sebelum memikirkan apa yang harus dilakukan di masa depan.

Strength dan Weakness dipakai untuk menganalisis realitas internal gereja saat ini, sementara Opportunity dan Threat dipakai untuk menganalisis realitas eksternal gereja saat ini.

Selanjutnya kita perlu mempersiapkan daftar pertanyaan sesuai kebutuhan gereja kita masing-masing, yang tujuannya sebagai pertanyaan pengarah bagi peserta PWSJ untuk mengidentifikasi realitas dari keberadaan gereja kita.

Berikut beberapa pertanyaan pengarah yang bisa kita gunakan untuk memetakan SWOT dari gereja kita sebagai dasar bagi Presbiter, unit-unit missioner dan peserta PWSJ lainnya menyusun strategi yang diperlukan untuk menjalankan misi dan membawa kita kepada visi yang telah ditetapkan.

Pertanyaan untuk S = Strengths atau W = Weaknesses (Jemaat diminta untuk mengevaluasi kondisi jemaat dengan memberikan pendapatnya apakah cenderung masuk ke S atau W).

1. Apakah sebagai gereja, kita telah menjalankan fungsi kita dengan baik (presbiter dan jemaat memahami visi misi dan terus merealisasikannya)? (S/W)
2. Apa gereja kita sedang dan terus bertumbuh, secara kuantitas maupun kualitas, atau cenderung menurun? (S/W)
3. Apakah kita memiliki kelebihan yang bisa lebih ditumbuhkembangkan (SDI, fasilitas, dan lainnya)? (S/W)
4. Apakah kebutuhan jemaat terpenuhi secara seimbang? (rohani, emosi, intelektual, fisik, ekonomi)? Program TPG berjalan baik? (S/W)
5. Apakah gereja kita telah menjalankan program hospitality yang ramah kepada tamu? Program PPSDI berjalan baik? (S/W)
6. Apakah kontribusi gereja kepada masyarakat sekitar sudah berjalan baik? Program PELKES dan GERMASA berjalan dengan baik? (S/W)
7. Apakah orang-orang di lingkungan gereja kita menghargai/ menghormati gereja kita? Program INFORKOM & LITBANG berjalan baik? (S/W)
8. Apakah gereja/ jemaat memiliki program untuk mengundang orang lain untuk datang ke gereja? (S/W)
9. Apakah ada kelebihan atau hal yang bisa menarik orang dari luar jemaat yang telah ada? (S/W)
10. Apakah perubahan dalam jemaat yang telah/ sedang/ akan memengaruhi kita? (S/W)
11. Adakah kekurangan sumber daya yang akan membahayakan masa depan kita? (S/W)
12. Ketika kita melihat kehidupan gereja kita saat ini, adakah mencemaskan kita ke depannya? (S/W)
13. Apakah orang di wilayah pelayanan gereja kita tahu ada gereja yang baik di lingkungan itu? (S/W)

Pertanyaan untuk O = Opportunities atau T = Treaths (Jemaat diminta untuk mengevaluasi situasi jemaat dengan memberikan pendapatnya apakah cenderung masuk ke O atau T).

1. Apakah gereja kita dekat dengan kampus, apartemen atau perumahan? (O/T)
2. Apakah banyak orang di wilayah pelayanan gereja kita yang sama seperti keluarga-keluarga yang sudah ada di gereja kita dilihat dari suku, generasi atau minat? (O/T)
3. Apakah ada keluarga/ orang di lingkungan gereja kita yang sudah lama tidak pernah ke gereja? (O/T)
4. Apakah ada jemaat kita dimasa produktif belum bekerja atau tidak bekerja?
5. Apakah masyarakat lebih terbuka untuk berbicara tentang Tuhan. dan hal-hal rohani pada saat ini? (O/T)
6. Apakah gereja kita berada di area yang diubah oleh gentrifikasi (orang tua yang menjual rumah, orang yang lebih muda pindah ke area lain)? (O/T)
7. Apa perubahan dalam masyarakat yang telah/ sedang/ akan memengaruhi kita, seperti perubahan dalam hukum kebiasaan setempat, dan lainnya yang berdampak negatif terhadap gereja kita? (O/T)
8. Apakah kita memiliki mitra di dalam masyarakat atau relasi yang baik dengan masyarakat sekitar gereja? (O/T)
9. Apa perubahan dalam masyarakat yang telah/ sedang/ akan memengaruhi kita?

Sebagai contoh sederhana, berikut disajikan contoh SWOT:

Strengths/ Kekuatan

1. Memiliki jemaat inti yang memiliki komitmen yang kuat untuk gereja
2. Persekutuan jemaat kecil yang akrab
3. Anggota jemaat memahami visi / misi GPIB dan mendukung arah pelayanan gereja saat ini
4. Gereja terus berusaha memanfaatkan berbagai kelebihan yang ada dalam jemaat
5. Gereja terus berusaha memanfaatkan berbagai kelebihan yang ada dalam jemaat
6. Kegiatan PELKAT, mulai dari ibadah rutin dan program lain berjalan secara rutin, walaupun belum diikuti oleh seluruh anggota.
7. Tersedia kelompok bakat di jemaat seperti musik, media sosial, olah raga yang aktif
8. Selalu ada warga baru walaupun dalam jumlah yang terbatas
9. Gereja memiliki lokasi yang strategis dengan fasilitas parkir yang relatif luas

Weaknesses / Kelemahan

1. Belum punya program untuk menarik anggota baru
2. Kemampuan dalam hospitality / menyambut jemaat tamu / baru masih harus ditingkatkan
3. Anggota terfokus kepada pelayanan internal – bukan pelayanan ke area sekitar atau menjangkau orang lain (the unchurch)
4. Belum intensif program kerjasama dengan pihak pemberi kerja
5. Ibadah keluarga (KRT) dan PELKAT yang statis dan kurang relevan dengan kebutuhan terkini jemaat

Opportunies / Kesempatan

1. Ada banyak kampus, apartemen baru dan perumahan di sekitar gereja
2. Masih banyak keluarga / orang yang jarang atau tidak pernah ke gereja karena kondisi ekonomi atau psikologis
3. Banyak keluarga / orang pindahan dari luar kota berasal dari gereja protestan dan hanya bertamu di gereja non protestan
4. Masih banyak peluang kerja untuk bisa diupayakan

Threats / Kendala

1. Kecenderungan masyarakat yang menjaga toleransi dengan meninggalkan budaya ke-kita-an dan membangun ke-kami-an
2. Masyarakat sangat sensitif dengan isu agama

Berdasarkan analisis SWOT di atas, kita bisa menyusun strategi sederhana seperti berikut:

Strategi Strength / Weakness

1. Memasukkan program untuk menarik jemaat baru, mulai dari menggerakkan PELKAT, menggunakan Media Sosial, musik dan olah raga (Memanfaatkan S-5 dan S-6 untuk mengatasi kelemahan W-1)
2. Memasukkan progam peningkatan Hospitality dalam program PPSDI, baik untuk Presbiter maupun PELKAT (Memanfaatkan S-2, S-3 dan S-4 untuk mengatasi kelemahan W-2)
3. Menyusun program PELKES yang lebih seimbang antara pelayanan ke dalam dan ke luar (Memanfaatkan S-3 dan S-4 untuk mengatasi kelemahan W-3)
4. Menyusun program dan menjalin kerja sama dengan dunia usaha (Memanfaatkan S-3 dan S-4 untuk mengatasi kelemahan W-3)
5. Menggunakan bentuk ibadah yang kreatif, dengan mengaplikasikan bible study model topikal dan menggunakan pertanyaan-pertanyaan yang aktual untuk masa kini (Memanfaatkan S-4, S-5 dan S-7 untuk mengatasi kelemahan W-4)

Strategi Strength/Opportunity

1. Meningkatkan SEO dan SED (Search Engine Domination) untuk menempatkan website gereja di rangking 1, 2 dan 3 di mesin pencari google untuk kata kunci gereja protestan, atau gereja oikumen dan GPIB (Memanfaatkan S-5, S-6 dan S-8 untuk mengatasi kelemahan O-1 dan O-3)
2. Memanfaatkan PELKAT dan Komisi INFORKOM & Litbang untuk menjangkau keluarga/ orang yang jarang atau tidak pernah ke gereja (Memanfaatkan S-5 dan S-6 untuk mengatasi kelemahan O-2)

Strategi Strength / Threat

1. Menyusun program PELKES, GERMASA dan INFORKOM & LITBANG yang bersifat kebangsaan untuk merekatkan kembali semboyan “Se-bangsa se-Tanah Air (Memanfaatkan S-3, S-4, S-5 dan S-6 untuk mengatasi kelemahan T-1)
2. Membina jemaat dalam menjaga toleransi beragama dengan memahami keyakinan orang lain, menjaga kata-kata terutama di media sosial, dan berhati-hati terhadap berita hoax (Memanfaatkan S-3, S-4, S-5 dan S-6 untuk mengatasi kelemahan T-2)

Gereja GPIB Marga Mulya Yogyakarta adalah gereja yang besar dengan segala kompleksitas permasalahan, dan juga memiliki SDI (Sumber Daya Insani) yang berpengalaman dalam melakukan analisis SWOT dapat melakukan sesuai dengan proses yang seharusnya, dimana digunakan template yang biasa digunakan.

Soli Deo Gloria